Zeitmanagement – App oder Bleistift?

In der letzten Zeit sind auf meinem Radar zwei Artikel rund um das Thema „Tools für das Zeitmanagement“ aufgetaucht: Jan Vollmer wirft auf t3n einen kritischen Blick auf Apps, die uns produktiver machen sollen. Maike Kranaster erzählt auf Flowers & Candies, warum sie wieder einen Terminkalender auf Papier führt.

Mich hat das dazu inspiriert, noch einmal über mein Zeit- und Selbstmanagement nachzudenken und hier im Blog vorzustellen.

Eines gleich vorweg: Ich bin überzeugt, dass es DAS eine richtige und für alle passende Zeitplanungs- und Selbstmanagementtool nicht gibt. Jede und jeder von uns muss den richtigen Weg für sein Zeit- und Selbstmanagement finden. Und so wie sich das Leben auch manchmal ändern kann, müssen wir uns auch manchmal nach anderen Möglichkeiten umschauen.

Tools und Möglichkeiten habe ich mehr als genug kennen gelernt und genutzt: Die kleinen Leporellokalender, die es als Werbegeschenke gibt, Papierkalender in allen Farben und Formen. Die ersten digitalen Kalender, wie große Taschenrechner, für Termine und Telefonnummern. Ganz klar habe ich auch die spezielle Handschrift für die ersten PDAs gelernt. Und selbstverständlich die ersten Apps fürs Handy. Aber jetzt komme auch ich mehr und mehr zurück zur ganz klassischen Terminplanung mit Papier und Bleistift.

Warum Apps nicht das Nonplusultra sind

Zum eine hat man, wenn man digital arbeitet, ja nicht nur ein Tool, sondern gleich mehrere: für Termine, Notizen, ToDo-Listen oder um den Workflow für Projekte abzubilden. Damit ich die Tools auch immer zur Hand habe, brauche ich eine App fürs Handy bzw. das Tablet und das jeweilige Add-on für meinen Browser. Alles also Dinge, die ich installieren und mit denen ich mich vertraut machen muss. Also erst einmal Zeit investieren, damit man sie später sparen kann.

Viele dieser Tools bieten auch Benachrichtigungsfunktionen. Ich werde also durch das Piepsen des Handys oder durch eine Mail dezent darauf hingewiesen, doch bitte dieses oder jenes zu tun, diese oder jene wichtige Nachricht zu lesen oder eine der drölfzig Aufgaben zu erledigen, die noch auf meiner ToDo-Liste stehen. All das lenkt ab, all das schafft auch einen gewissen Stress aber vor allem kostet es Zeit, die man ja eigentlich sparen wollte.

Und weil wir gerade beim Thema „Sparen“ sind: Um die volle Funktionalität vieler Tools nutzen zu können, brauche ich eine Bezahlversion. Das bedeutet wiederum höhere Kosten – und davon kann ich mir dann auch richtig schöne Kalender und Notizbücher kaufen.

Einen Kalender, ein Notizbuch und einen Stift brauche ich hingegen nur einmal. Egal, wo ich arbeite und womit: Ich lege alles neben mich und habe mein Zeitmanagement am Start.

Außerdem ist ein Online-Tool niemals voll. Gerade wer z.B. mit ToDo-Listen-Apps arbeitet, dürfte das kennen: In nullkommanichts hat man mehr Aufgaben angelegt als ein Tag Stunden hat. Ein Stück Papier dagegen ist irgendwann voll. Ich kann sehen, wie ich immer mehr hineinschreibe und merke, wann die Woche im wahrsten Sinn des Wortes voll ist. Das bewahrt mich davor, mir zu viel aufzuladen.

Und last but not least: Ich brauche keinen vollen Akku, kein Netz und ich muss keinen Rechner hochfahren. Papier und Bleistift funktionieren sofort.

Und hier kommen sie: Meine analogen Termintools

Grundlage für alles sind zwei Notizbücher. Das eine im A6 Format und als Kalender gestaltet, der die Woche auf einer Doppelseite darstellt. Hier trage ich alle nicht-wiederkehrenden Termine wie Kundentermine, Arztbesuche, Besprechungen usw. ein.

Um einmalige und regelmäßige Termine, Berufliches und Privates zusammenzuführen, kommt ein Bullet Journal zum Einsatz. Dafür verwende ich ein DIN A 5 Notizbuch. Welche Marke man dafür verwendet ist eigentlich nicht so wichtig. Entscheidend sind ein stabiler Einband, gutes Papier und eine feste Bindung, denn man nimmt es schließlich jeden Tag zur Hand. Mit diesem Bullet Journal plane ich dann jeden Monat und jede Woche – meistens sonntags, wenn der Tatort läuft. Ich kann auf die vergangene Woche zurückschauen und habe gleichzeitig einen Ausblick auf das, was mich in den nächsten Tagen erwartet. Und dadurch, dass ich das alles nicht am Bildschirm tue ist es auch aus der täglichen Routine herausgelöst, es ist ein besonderer Moment. Ein kleines Ritual mit dem ich mich auf die neue Arbeitswoche vorbereite – und für das ich bislang noch keine App gefunden habe.

Mein Fazit:

Auch wenn Apps auf den ersten Blick einfach scheinen, lohnt es sich trotzdem, verschiedene Methoden auszuprobieren. Das Zeit- und Selbstmanagement muss nicht auf ein Handy-Display passen, sondern zum Leben.

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